Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Pito Rantaset Oy / Lounaskahvila Hekari
Y-tunnus 2305558-1
Kiltakuja 1, 45740 Kuusankoski

Rekisteriä ja tietosuojaoikeuksien käyttöä koskevissa asioissa yhteyshenkilö on Heidi Pauniranta.
Sähköposti: Sähköposti (JavaScript)
Puhelin: 040 752 9774

Mihin tietoja käytetään

Käsittelemme henkilötietoja yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaamiseen, palveluiden myyntiin ja toteuttamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen sekä asiakasviestintään. Tietoja tarvitaan myös maksamisen, laskutuksen, maksujen valvonnan ja mahdollisen perinnän hoitamiseen.

Tarjous- ja tilausasioiden käsittely perustuu sopimuksen valmisteluun tai toteuttamiseen. Lakisääteisiä tietoja käsitellään velvoitteiden, kuten kirjanpidon, hoitamiseksi. Muuhun asiakaspalveluun ja verkkosivujen tietoturvaan liittyvä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme palvella asiakkaita ja estää väärinkäytöksiä.

Mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun. Kerro vain palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Tavalliseen verkkolomakkeeseen ei tarvitse kirjoittaa henkilötunnusta tai terveydentilaa koskevia tietoja.

Käsiteltävät tiedot ja tietolähteet

Verkkosivujen yhteydenottolomakkeilla kysytään nimi, sähköpostiosoite ja viesti. Puhelinnumeron voi antaa vapaaehtoisesti. Pakollisia tietoja tarvitaan yhteydenoton käsittelyyn ja siihen vastaamiseen. Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse tai sähköpostilla.

Buffetkoneen tarjouspyyntöön voivat sisältyä yhteystietosi, valitsemasi tarjoilut sekä tilaisuuden, henkilömäärän, toimituksen ja laskutuksen tiedot. Asiakassuhteen aikana käsitellään tarpeen mukaan myös osoitetta, puhelinnumeroa, syntymäaikaa, maksutapa- ja laskutustietoja, palvelujen käyttöä ja ostoja sekä asiakkaan toiveita ja erityisruokavaliotietoja. Asiakasrekisteriin voi kuulua laskutusta varten henkilötunnus. Yritysasiakkaista käsitellään yrityksen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Ateriapalvelun järjestämiseen liittyviä tietoja voidaan saada myös asiakkaan omaiselta tai palvelua järjestävältä henkilöltä, kuten kotihoitajalta.

Lomakkeiden toiminnan varmistamiseksi ja roskapostin torjumiseksi tallennetaan lisäksi IP-osoite, selaimen teknisiä tietoja, lähetysaika, lähtösivu sekä viestin toimituksen tila ja tunnisteet. Onnistunut yhteydenotto tallentuu sähköpostin lisäksi suojattuun lähetyslokiin.

Tietojen vastaanottajat ja suojaus

Tietoja käsittelevät asiakaspalvelua ja tilauksia hoitavat henkilöt sekä palvelun toteuttamiseen osallistuvat tekniset palveluntarjoajat. Verkkosivujen ylläpito-, palvelin- ja sähköpostipalvelut välittävät ja säilyttävät lomakeviestejä. Buffetkone toimii DealCater-palvelussa, jonka kautta sillä lähetetyt tarjouspyynnöt käsitellään.

Verkkosivujen yhteys on salattu HTTPS-yhteydellä. Lomaketietoihin ja lähetyslokeihin pääsy on rajattu. Lomakkeita suojataan automatisoiduilta lähetyksiltä ja väärinkäytöksiltä. Tietoja voidaan antaa viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.

Tietojen säilyttäminen

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakas ei ole käyttänyt Pito Rantaset Oy:n palveluita vuoteen. Tiedot poistetaan kuuden kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä, ellei niiden säilyttämiseen ole muuta perustetta. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla. Kirjanpidon edellyttämät tiedot säilytetään lain vaatiman ajan.

Yhteydenottojen viestejä ja lähetyslokeja tarvitaan asian hoitamiseen ja viestien toimituksen selvittämiseen. Niiden säilyttämisen tarve arvioidaan yhteydenoton tai asiakassuhteen päättyessä. Lomakkeiden erillinen lähetysrajoitusloki käyttää tunnin aikajaksoa. Estettyjen lähetysten lokista siivotaan yli seitsemän päivää käyttämättä olleet merkinnät seuraavan lokipäivityksen yhteydessä.

Evästeet ja ulkoiset palvelut

Sivusto käyttää välttämätöntä istuntoevästettä lomakkeiden suojaamiseen ja istunnon ylläpitämiseen. Eväste on istuntokohtainen. Sivustoon ei ole lisätty omaa kävijäanalytiikkaa tai mainonnan seurantapikseleitä.

Lounaslista ladataan Lounastajasta, Buffetkone DealCaterista sekä kartta ja verkkofontit Googlelta. Näitä sisältöjä ladattaessa selain ottaa yhteyden palveluntarjoajaan, joka saa yhteyden muodostamiseen tarvittavia teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen. Ulkoisilla palveluilla voi olla omia evästeitä ja tallennuskäytäntöjä.

Instagram-julkaisujen kuvat näytetään Hekarin sivuston omalta palvelimelta. Julkaisua tai Facebook-linkkiä klikkaamalla siirryt kyseisen palveluntarjoajan sivulle, jossa sovelletaan sen omia tietosuojakäytäntöjä.

Ulkoiset palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Esimerkiksi Google kuvaa käsittelyn sijainteja ja kansainvälisten siirtojen suojatoimia Googlen tietosuojakäytännössä. Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksissa. Evästeiden tai ulkoisten sisältöjen estäminen voi vaikuttaa palvelujen toimintaan.